【公式】東京の格安電話代行・秘書代行サービス会社

多くの職場で、新人社員に任せる業務の1つに「電話応対」があります。
取引先やお客様など、いろいろな相手からかかってくる電話を受けたり取り次いだりするうちに、部署内で誰がどんな仕事に関わっているかなどを把握できてくるので、 新人こそ積極的に電話応対をするべきなのです。

そうは言っても、仕事での電話の応対に慣れていないと緊張したり舞い上がったりしてしまうものですよね。
ちょっとした準備をしておくだけで、余裕を持って電話応対ができるようになるものです。

電話がかかってきてから慌てないように、いつでもスマートに電話対応できる準備を整えておきましょう。

デスクは常に整理整頓しよう

配線の都合などもあるかもしれませんが、右利きの場合は電話機は左手奥に置くのが基本です。
左手で受話器を持って、右手でメモを取ることになるので、それが自然にできる配置にしましょう。

メモ用紙やノート、筆記具なども、右手側のデスク上か引き出しの中など、電話を受けたらすぐに取り出せるところに場所を決めて準備しておくようにしましょう。

電話応対に限らず、スムーズに仕事を進めるためにも、デスクがきちんと整理整頓されていることは大切なことです。

最初の挨拶はいつでも見られるところに

電話を取った時の第一声の挨拶は、慣れて何も考えなくてもスラスラと口から出るようになるまでは、 電話を受けた時にサッと確認できる場所（デスクトップ上やPC周りの付箋メモ、メモ用紙の表紙など）に書いておくと便利です。

外線なら「お電話ありがとうございます。○○株式会社です」
内線なら「お疲れ様です。○○課△△（名前）です」
などですね。

電話が鳴って、緊張しながら取った瞬間、頭が真っ白になって第一声に詰まってしまうなんてことがないように、準備しておけば安心です。

スムーズに取り次ぐための準備も忘れずに

新人のうちは、かかってきた電話に自分で対応完了できる場合は少なく、担当者に取り次いだり伝言を預かったりすることの方が多いはずです。

取り次ぎをするために必要な情報も準備しておけば、取り次ぐ時になって慌てずにすみます。
「担当者に転送しようとしてうっかり切ってしまった！」などということのないように、社内で使っている電話機の転送方法は、あらかじめ先輩などに聞いて、きちんと理解しておくようにしましょう。

また、内線番号表も、必要な時にすぐに確認できるところに用意しておくようにしましょう。

自社の情報はすぐに案内できるように

電話で、自社の住所やファックス番号、支社や支店の電話番号などをご案内する機会は意外と多いものです。
これらも、ベテラン社員になればスラスラと出てくるものですが、 新人のうちは頭に入っていないことも多いですよね。

自社の情報を尋ねられて、答えるのに時間がかかってしまうようではちょっと頼りない印象になってしまいます。
自分の名刺を1枚、PC周りなどすぐに見られるところに置いておけば、こうした自社の情報についてサッと確認できるので何かと便利なものです。 試してみてくださいね。